Sut i fodloni safon gwiriad hunaniaeth Tŷ'r Cwmnïau
Sut i fodloni ein safon gwiriad hunaniaeth wrth wirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ'r Cwmnïau.
Pan fyddwch yn gwirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau, mae’n rhaid i chi fodloni ein safon gwiriad hunaniaeth i gydymffurfio â’ch cyfrifoldebau cyfreithiol fel Darparwr Gwasanaeth Corfforaethol Awdurdodedig (ACSP). Gelwir hyn hefyd yn asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau.
Mae’r camau yn y canllawiau hyn yn amlinellu’r gwiriadau gofynnol y mae’n rhaid i chi eu gwneud. Rhaid i chi gwblhau pob cam i wirio hunaniaeth rhywun i’r safon ofynnol.
Gallwch gwblhau’r gwiriadau o bell, neu mewn person. Gallwch hefyd ddefnyddio darparwyr gwiriad hunaniaeth fasnachol neu platfform i gwblhau’r gwiriadau i chi.
Os ydych chi’n defnyddio darparwr neu blatfform masnachol, chi sydd yn dal i bennu a yw’r wybodaeth ofynnol y mae person yn ei darparu i chi yn wir. Rhaid i chi:
- fod yn fodlon bod y darparwr neu’r platfform yn cwblhau’r holl gamau gofynnol i fodloni’r safon - os mai dim ond ambell un maent yn eu cwblhau, bydd angen i chi wneud y camau eraill eich hun
- allu esbonio a dangos tystiolaeth pam eich bod wedi dod i’r casgliad bod y camau maen nhw wedi’u cymryd yn briodol
Os nad yw eich gwiriadau hunaniaeth yn bodloni’r safon ofynnol, gallwn atal eich busnes rhag gweithredu fel asiant awdurdodedig.
Cam 1: Gofyn am wybodaeth am y person
Bydd angen i’r person roi’r canlynol i chi:
- eu henw llawn ac unrhyw enwau blaenorol
- eu dyddiad geni
- eu cyfeiriad cartref
- eu hanes eu cyfeiriad am y 12 mis diwethaf
- eu cyfeiriad e-bost
Cam 2: Cael tystiolaeth i gwblhau gwiriad ar gyfer y person
Bydd angen i chi ofyn am weld dogfennau fel tystiolaeth i wirio pwy yw’r person.
Bydd angen i chi gadw copïau o’r dogfennau am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau’r gwiriadau adnabod.
Ni fydd angen i chi gyflwyno copïau pan fyddwch yn dweud wrthym eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun. Fodd bynnag, byddwn yn gofyn am wybodaeth am y dogfennau. Bydd angen i chi roi’r canlynol:
- rhif cyfeirnod dogfennau, neu gyfwerth
- dyddiad dod i ben, os oes gan y ddogfen un
- gwlad cyhoeddi, os oes gan y ddogfen un
Dogfennau y gellir eu defnyddio fel tystiolaeth
Mae 2 opsiwn ar gyfer gwirio dogfennau adnabod. Bydd y dogfennau y gallwch eu defnyddio fel tystiolaeth yn dibynnu ar ba opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio.
Pa bynnag opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio, rhaid i chi gwblhau’r holl gamau yn y canllawiau hyn.
Ni allwch ddefnyddio’r rhain fel tystiolaeth:
- dogfennau sydd wedi dod i ben (rydym yn nodi lle mae eithriadau i hyn)
- dogfennau sydd wedi cael eu canslo neu eu disodli ag un newydd – er enghraifft, ni allwch ddefnyddio pasbort gyda marciau canslo, fel cornel wedi’i thorri i ffwrdd
- cyfwerth tramor o’r ddogfen, os ydym wedi nodi gwlad neu awdurdod cyhoeddi.
Ni fydd angen i’r person gwblhau gwiriad eto os bydd dogfen yn dod i ben ar ôl i chi gwblhau’r gwiriadau adnabod.
Opsiwn 1
Ar gyfer opsiwn 1, rhaid i chi ddefnyddio technoleg dilysu dogfennau adnabod (IDVT) i ddilysu nodweddion cryptograffig y ddogfen. Os nad oes gan y ddogfen nodweddion cryptograffig (er enghraifft, os yw’n ddogfen heb sglodyn fel trwydded yrru’r DU), rhaid i’r dechnoleg rydych yn ei defnyddio gallu dilysu’r nodweddion diogelwch corfforol i wirio’r ddogfen.
Mae nodweddion cryptograffig dogfennaeth hunaniaeth yn nodweddion diogelwch sy’n adnabod y person neu’r sefydliad a gyhoeddodd y ddogfennaeth yn gywir.
Bydd angen i’r person ddarparu un o’r dogfennau adnabod ffotograffig canlynol. Gallant ddarparu:
- pasbort biometrig neu ar ffurf y gall peiriant ei darllen neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben ers hyd at 6 mis os gall technoleg gwirio hunaniaeth ddilysu’r nodweddion cryptograffig o hyd
- trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
- cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
- trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) – gall y rhain fod wedi dod i ben ers hyd at 18 mis
- cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
- trwydded Gweithiwr trawsffiniol y DU
Os ydych chi’n defnyddio technoleg i gwblhau’r holl wiriadau yn y canllawiau hyn, rhaid i chi allu tystio ei fod wedi cwblhau pob cam.
Opsiwn 2
Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn 2 os yw’r dogfennau yn cael eu gwirio gan berson, naill ai o bell neu mewn person. Rhaid i chi fod yn fodlon bod y broses rydych chi’n ei defnyddio yn ddigonol i ddilysu’r dogfennau a ddarperir.
Bydd angen i’r person sy’n cael ei wirio darparu 2 ddogfen i gyd. Rhaid iddynt ddarparu naill ai:
- 2 ddogfen adnabod ffotograffig o grŵp A
- 1 dogfen adnabod ffotograffig o grŵp A, ac 1 dogfen o grŵp B
Os nad yw’r person rydych chi’n cwblhau gwiriad ar eu cyfer yn byw yn y DU, rhaid iddynt ddarparu o leiaf un ddogfen a gyhoeddir gan y llywodraeth.
Dyma’r dogfennau Grŵp A y gallant eu darparu:
- cerdyn pasbort neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
- cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
- trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) – gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
- cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
- cerdyn PASS wedi’i achredu yn y DU
- cerdyn tacograff digidol gyrrwr y DU neu’r UE
- trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
- cerdyn Adnabod Lluoedd EF y Deyrnas Unedig
- cerdyn Cyn-filwyr Lluoedd Arfog EF y Deyrnas Unedig
- trwydded Gweithiwr Trawsffiniol y Deyrnas Unedig
- trwydded waith ffotograffig (cyhoeddwyd gan y llywodraeth)
- dogfen fewnfudo ffotograffig
- fisa ffotograffig
- trwydded arfau tanio Prydain, Ynysoedd y Sianel ac Ynys Manaw
- math arall o ID ffotograffig a restrir ar PRADO - fel Cerdyn adnabod Genedlaethol (Pacistan), tystysgrif aelod o’r criw (De Affrica), neu Gerdyn Preswylydd Parhaol (UDA) -eFisa
Dyma’r dogfennau Grŵp B y gallant eu darparu:
- tystysgrif geni neu fabwysiadu
- tystysgrif priodas neu bartneriaeth sifil
- dogfen fewnfudo nad yw’n ffotograffig
- fisa nad yw’n ffotograffig
- trwydded gwaith nad yw’n ffotograffig
- datganiad banc neu gymdeithas adeiladu
- cytundeb rhentu Awdurdod Lleol y DU neu dai cymdeithasol - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- datganiad morgais – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- datganiad treth gyngor y DU - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- bil cyfleustodau – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- polisi yswiriant – sy’n cynnwys cyfeiriad cyfredol yr unigolyn
Ni fydd angen i chi ddarparu cyfeirnod dogfen, dyddiad dod i ben, na’r wlad cyhoeddi ar gyfer dogfennau o grŵp B.
Cam 3: Gwirio fod y dystiolaeth yn ddilys
Os yw’r dystiolaeth yn cael ei gwirio gan berson, rhaid iddynt gael eu hyfforddi i ganfod dogfennau ffug gan ddarparwr hyfforddiant arbenigol. Gallai hyn fod yn unrhyw sefydliad sy’n dilyn canllaw arfer gorau’r Swyddfa Gartref.
Rhaid i chi:
- wirio dogfennau adnabod am arwyddion ymyrryd ac ymholi a oes unrhyw arwyddion o ddifrod i ddogfen – yn enwedig os yw mewn maes lle dangosir manylion personol
- cysylltu â’r awdurdod cyhoeddi neu ffynhonnell awdurdodol arall i wirio a oes gennych bryderon am ddogfen
- cysylltu â’r llysgenhadaeth berthnasol os oes gennych bryderon am ddogfen a gyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU
Cam 4: Gwirio ei fod yn hunaniaeth go iawn a’i fod yn perthyn i’r person sy’n ei hawlio
Bydd angen i chi wirio’r canlynol:
- bod y dogfennau’n cadarnhau enw a dyddiad geni’r person
- bod y nodweddion cryptograffig ar y ddogfen yn cyd-fynd a’r wybodaeth a ddarperir gan y person, os ydych chi’n defnyddio IDVT i wirio’r ddogfen
- bod y person yn cyd-fynd yn gorfforol â’r llun sydd arno, neu’n cyd-fynd â’r ddogfen
- ei bod yn berson go iawn, os ydych chi’n eu gwirio o bell – bydd angen i chi weld eu hwyneb yn glir i’w gymharu â’r llun sydd ar y ddogfen adnabod
Er mwyn lleihau’r risg eich bod yn derbyn hunaniaeth synthetig, dylech ofyn am weld dogfennaeth ychwanegol os:
- nad yw’r dogfennau adnabod maen nhw wedi’u darparu yn cadarnhau hanes eu cyfeiriadau am y 12 mis diwethaf
- ydynt wedi newid eu henw
Os na allant ddarparu dogfennaeth sy’n cadarnhau eu hanes cyfeiriad neu eu bod yn newid enw, ystyriwch a ddylid parhau i wirio eu hunaniaeth.
Er mwyn sicrhau bod yr hunaniaeth yn perthyn i berson go iawn, dylech ofyn am weld tystiolaeth o weithgaredd y byddech chi’n ei ddisgwyl. Er enghraifft, gallech wirio:
- datganiad banc neu gerdyn credyd ar gyfer trafodion diweddar
- biliau cyfleustodau neu dreth y cyngor, a anfonir at gyfeiriad cartref y person
- os yw eu pasbort wedi cael ei ddefnyddio yn ddiweddar neu dros amser
- dogfennau polisi yswiriant sy’n dangos cyfeiriad cartref y person
Cam 5: Cadw cofnodion o’r gwiriadau hunaniaeth
Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion o’r holl dystiolaeth a gwybodaeth a ddefnyddiwyd gennych i wirio hunaniaeth rhywun. Rhaid i chi gadw’r rhain am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau eu gwiriad hunaniaeth.
Mae hyn yn cynnwys:
- copïau o’r dogfennau rydych wedi’u gwirio
- tystiolaeth o’r gwiriadau hunaniaeth rydych chi’n eu cwblhau
- cofnodion o unrhyw ymdrechion gwirio a fethwyd
Cam 6: Penderfynu a allwch wirio hunaniaeth y person
Rhaid i chi benderfynu a ydych chi’n fodlon mai’r person yw pwy maen nhw’n honni ei fod ac rydych chi wedi gallu eu gwirio i’r safon ofynnol.
Os gallwch wirio eu hunaniaeth
Bydd angen i chi ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein i:
- dweud wrthym am fanylion yr unigolyn
- dweud wrthym ba ddogfennau rydych wedi’u defnyddio i wirio eu hunaniaeth
- rhoi manylion o’r dogfennau adnabod
- cadarnhau eich bod wedi cwblhau gwiriadau i wirio eu hunaniaeth i’r safon ofynnol
Os na allwch wirio eu hunaniaeth
Os nad ydych wedi gallu gwirio hunaniaeth unigolyn, rhaid i chi barhau i gadw cofnodion o’r dystiolaeth a ddefnyddiwyd gennych a gwiriadau a gwblhawyd gennych am 7 mlynedd.
Cyfrifoldeb yr unigolyn yw profi mai nhw yw pwy maen nhw’n dweud ydyn nhw. Bydd angen iddynt gael dogfennau i allu gwirio pwy ydynt ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.
Bydd angen iddynt wirio eu hunaniaeth i:
- ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau
- bod yn gyfarwyddwr
- cydymffurfio â gofynion cyfreithiol fel person â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
- gwneud cais i gofrestru fel asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau
Darllenwch y canllawiau ar wirio eich hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau i gael rhagor o wybodaeth.
Updates to this page
-
Documents that have been cancelled or replaced with a newer one are now on the list of documents that cannot be used as evidence to verify someone's identity. eVisa is now on the list of photographic identity documents someone can provide an Authorised Corporate Service Provider (ACSP) when documents are being checked with identification document validation technology. Insurance policy is now on the list of Group B documents someone can provide an ACSP when documents are being checked by a person.
-
Update to 'Option 1'. For option 1, you must use identification document validation technology (IDVT) to validate the cryptographic features of the document. If the document does not have cryptographic features (for example, if it’s a non-chipped document such as a UK driving licence), the technology you use must be able to validate the physical security features to verify the document.
-
Bullet point for group A documents changed back to previous content: 'another type of photographic ID listed on PRADO'.
-
Bullet point updated for group A documents you can provide: 'another type of photographic ID from the EU, its member states, or other countries participating in PRADO'.
-
Updated wording in Option 1 and Option 2: 'photographic identity' documents. Amended wording in Step 3: 'Companies House cannot recommend any specific training providers but they must follow the Home Office best practice guide'. Added bullet to Step 4: 'insurance policy documents that show the person’s home address'.
-
Improvements to guidance following user feedback.
-
The service to voluntarily verify your identity will be available on Tuesday 8 April 2025.
-
Other ways to verify someone’s identity – The launch of the service to register as a Companies House authorised agent has been postponed. We’ll update this page when a new date is confirmed.
-
Added translation