Sut i fodloni safon gwiriad hunaniaeth Tŷ'r Cwmnïau
Sut i fodloni ein safon gwiriad hunaniaeth wrth wirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ'r Cwmnïau.
Pan fyddwch yn gwirio hunaniaeth rhywun ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau, mae’n rhaid i chi fodloni ein safon gwiriad hunaniaeth i gydymffurfio â’ch cyfrifoldebau cyfreithiol fel Darparwr Gwasanaeth Corfforaethol Awdurdodedig (ACSP). Gelwir hyn hefyd yn asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau.
Mae’r camau yn y canllawiau hyn yn amlinellu’r gwiriadau gofynnol y mae’n rhaid i chi eu gwneud. Rhaid i chi gwblhau pob cam i wirio hunaniaeth rhywun i’r safon ofynnol.
Gallwch gwblhau’r gwiriadau o bell, neu mewn person. Gallwch hefyd ddefnyddio darparwyr gwiriad hunaniaeth fasnachol neu platfform i gwblhau’r gwiriadau i chi.
Os ydych chi’n defnyddio darparwr neu blatfform masnachol, chi sydd yn dal i bennu a yw’r wybodaeth ofynnol y mae person yn ei darparu i chi yn wir. Rhaid i chi:
- fod yn fodlon bod y darparwr neu’r platfform yn cwblhau’r holl gamau gofynnol i fodloni’r safon - os mai dim ond ambell un maent yn eu cwblhau, bydd angen i chi wneud y camau eraill eich hun
- allu esbonio a dangos tystiolaeth pam eich bod wedi dod i’r casgliad bod y camau maen nhw wedi’u cymryd yn briodol
Os nad yw eich gwiriadau hunaniaeth yn bodloni’r safon ofynnol, gallwn atal eich busnes rhag gweithredu fel asiant awdurdodedig.
Cam 1: Gofyn am wybodaeth am y person
Bydd angen i’r person roi’r canlynol i chi:
- eu henw llawn ac unrhyw enwau blaenorol
- eu dyddiad geni
- eu cyfeiriad cartref
- eu hanes eu cyfeiriad am y 12 mis diwethaf
- eu cyfeiriad e-bost
Cam 2: Cael tystiolaeth i gwblhau gwiriad ar gyfer y person
Bydd angen i chi ofyn am weld dogfennau fel tystiolaeth i wirio pwy yw’r person.
Bydd angen i chi gadw copïau o’r dogfennau am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau’r gwiriadau adnabod.
Ni fydd angen i chi gyflwyno copïau pan fyddwch yn dweud wrthym eich bod wedi gwirio hunaniaeth rhywun. Fodd bynnag, byddwn yn gofyn am wybodaeth am y dogfennau. Bydd angen i chi roi’r canlynol:
- rhif cyfeirnod dogfennau, neu gyfwerth
- dyddiad dod i ben, os oes gan y ddogfen un
- gwlad cyhoeddi, os oes gan y ddogfen un
Dogfennau y gellir eu defnyddio fel tystiolaeth
Mae 2 opsiwn ar gyfer gwirio dogfennau adnabod. Bydd y dogfennau y gallwch eu defnyddio fel tystiolaeth yn dibynnu ar ba opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio.
Pa bynnag opsiwn rydych chi’n ei ddefnyddio, rhaid i chi gwblhau’r holl gamau yn y canllawiau hyn.
Ni allwch ddefnyddio’r rhain fel tystiolaeth:
- dogfennau sydd wedi dod i ben (rydym yn nodi lle mae eithriadau i hyn)
- dogfennau sydd wedi cael eu canslo neu eu disodli ag un newydd – er enghraifft, ni allwch ddefnyddio pasbort gyda marciau canslo, fel cornel wedi’i thorri i ffwrdd
- cyfwerth tramor o’r ddogfen, os ydym wedi nodi gwlad neu awdurdod cyhoeddi.
Ni fydd angen i’r person gwblhau gwiriad eto os bydd dogfen yn dod i ben ar ôl i chi gwblhau’r gwiriadau adnabod.
Opsiwn 1
Ar gyfer opsiwn 1, rhaid i chi ddefnyddio technoleg dilysu dogfennau adnabod (IDVT) i ddilysu nodweddion cryptograffig y ddogfen. Os nad oes gan y ddogfen nodweddion cryptograffig (er enghraifft, os yw’n ddogfen heb sglodyn fel trwydded yrru’r DU), rhaid i’r dechnoleg rydych yn ei defnyddio gallu dilysu’r nodweddion diogelwch corfforol i wirio’r ddogfen.
Mae nodweddion cryptograffig dogfennaeth hunaniaeth yn nodweddion diogelwch sy’n adnabod y person neu’r sefydliad a gyhoeddodd y ddogfennaeth yn gywir.
Bydd angen i’r person ddarparu un o’r dogfennau adnabod ffotograffig canlynol. Gallant ddarparu:
- pasbort biometrig neu ar ffurf y gall peiriant ei darllen neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben ers hyd at 6 mis os gall technoleg gwirio hunaniaeth ddilysu’r nodweddion cryptograffig o hyd
- trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
- cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
- trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) – gall y rhain fod wedi dod i ben ers hyd at 18 mis
- cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
- trwydded Gweithiwr trawsffiniol y DU
Os ydych chi’n defnyddio technoleg i gwblhau’r holl wiriadau yn y canllawiau hyn, rhaid i chi allu tystio ei fod wedi cwblhau pob cam.
Opsiwn 2
Rhaid i chi ddefnyddio opsiwn 2 os yw’r dogfennau yn cael eu gwirio gan berson, naill ai o bell neu mewn person. Rhaid i chi fod yn fodlon bod y broses rydych chi’n ei defnyddio yn ddigonol i ddilysu’r dogfennau a ddarperir.
Bydd angen i’r person sy’n cael ei wirio darparu 2 ddogfen i gyd. Rhaid iddynt ddarparu naill ai:
- 2 ddogfen adnabod ffotograffig o grŵp A
- 1 dogfen adnabod ffotograffig o grŵp A, ac 1 dogfen o grŵp B
Os nad yw’r person rydych chi’n cwblhau gwiriad ar eu cyfer yn byw yn y DU, rhaid iddynt ddarparu o leiaf un ddogfen a gyhoeddir gan y llywodraeth.
Dyma’r dogfennau Grŵp A y gallant eu darparu:
- cerdyn pasbort neu gerdyn pasbort Gwyddelig - gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
- cerdyn adnabod gyda gwybodaeth fiometrig o’r UE, Norwy, Gwlad yr Iâ neu Liechtenstein
- trwydded breswylio biometreg y DU (BRP) – gall y rhain fod wedi dod i ben hyd at 18 mis
- cerdyn preswylio biometrig y DU (BRC)
- cerdyn PASS wedi’i achredu yn y DU
- cerdyn tacograff digidol gyrrwr y DU neu’r UE
- trwydded yrru cerdyn-llun y DU, Ynysoedd y Sianel, Ynys Manaw a’r UE (llawn neu dros dro)
- cerdyn Adnabod Lluoedd EF y Deyrnas Unedig
- cerdyn Cyn-filwyr Lluoedd Arfog EF y Deyrnas Unedig
- trwydded Gweithiwr Trawsffiniol y Deyrnas Unedig
- trwydded waith ffotograffig (cyhoeddwyd gan y llywodraeth)
- dogfen fewnfudo ffotograffig
- fisa ffotograffig
- trwydded arfau tanio Prydain, Ynysoedd y Sianel ac Ynys Manaw
- math arall o ID ffotograffig a restrir ar PRADO - fel Cerdyn adnabod Genedlaethol (Pacistan), tystysgrif aelod o’r criw (De Affrica), neu Gerdyn Preswylydd Parhaol (UDA) -eFisa
Dyma’r dogfennau Grŵp B y gallant eu darparu:
- tystysgrif geni neu fabwysiadu
- tystysgrif priodas neu bartneriaeth sifil
- dogfen fewnfudo nad yw’n ffotograffig
- fisa nad yw’n ffotograffig
- trwydded gwaith nad yw’n ffotograffig
- datganiad banc neu gymdeithas adeiladu
- cytundeb rhentu Awdurdod Lleol y DU neu dai cymdeithasol - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- datganiad morgais – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- datganiad treth gyngor y DU - rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- bil cyfleustodau – rhaid i hyn fod ar gyfer cyfeiriad cyfredol y person
- polisi yswiriant – sy’n cynnwys cyfeiriad cyfredol yr unigolyn
Ni fydd angen i chi ddarparu cyfeirnod dogfen, dyddiad dod i ben, na’r wlad cyhoeddi ar gyfer dogfennau o grŵp B.
Cam 3: Gwirio fod y dystiolaeth yn ddilys
Os yw’r dystiolaeth yn cael ei gwirio gan berson, rhaid iddynt gael eu hyfforddi i ganfod dogfennau ffug gan ddarparwr hyfforddiant arbenigol. Gallai hyn fod yn unrhyw sefydliad sy’n dilyn canllaw arfer gorau’r Swyddfa Gartref.
Rhaid i chi:
- wirio dogfennau adnabod am arwyddion ymyrryd ac ymholi a oes unrhyw arwyddion o ddifrod i ddogfen – yn enwedig os yw mewn maes lle dangosir manylion personol
- cysylltu â’r awdurdod cyhoeddi neu ffynhonnell awdurdodol arall i wirio a oes gennych bryderon am ddogfen
- cysylltu â’r llysgenhadaeth berthnasol os oes gennych bryderon am ddogfen a gyhoeddwyd gan wlad y tu allan i’r DU
Cam 4: Gwirio ei fod yn hunaniaeth go iawn a’i fod yn perthyn i’r person sy’n ei hawlio
Bydd angen i chi wirio’r canlynol:
- bod y dogfennau’n cadarnhau enw a dyddiad geni’r person
- bod y nodweddion cryptograffig ar y ddogfen yn cyd-fynd a’r wybodaeth a ddarperir gan y person, os ydych chi’n defnyddio IDVT i wirio’r ddogfen
- bod y person yn cyd-fynd yn gorfforol â’r llun sydd arno, neu’n cyd-fynd â’r ddogfen
- ei bod yn berson go iawn, os ydych chi’n eu gwirio o bell – bydd angen i chi weld eu hwyneb yn glir i’w gymharu â’r llun sydd ar y ddogfen adnabod
Er mwyn lleihau’r risg eich bod yn derbyn hunaniaeth synthetig, dylech ofyn am weld dogfennaeth ychwanegol os:
- nad yw’r dogfennau adnabod maen nhw wedi’u darparu yn cadarnhau hanes eu cyfeiriadau am y 12 mis diwethaf
- ydynt wedi newid eu henw
Os na allant ddarparu dogfennaeth sy’n cadarnhau eu hanes cyfeiriad neu eu bod yn newid enw, ystyriwch a ddylid parhau i wirio eu hunaniaeth.
Er mwyn sicrhau bod yr hunaniaeth yn perthyn i berson go iawn, dylech ofyn am weld tystiolaeth o weithgaredd y byddech chi’n ei ddisgwyl. Er enghraifft, gallech wirio:
- datganiad banc neu gerdyn credyd ar gyfer trafodion diweddar
- biliau cyfleustodau neu dreth y cyngor, a anfonir at gyfeiriad cartref y person
- os yw eu pasbort wedi cael ei ddefnyddio yn ddiweddar neu dros amser
- dogfennau polisi yswiriant sy’n dangos cyfeiriad cartref y person
Cam 5: Cadw cofnodion o’r gwiriadau hunaniaeth
Mae’n rhaid i chi gadw cofnodion o’r holl dystiolaeth a gwybodaeth a ddefnyddiwyd gennych i wirio hunaniaeth rhywun. Rhaid i chi gadw’r rhain am 7 mlynedd o’r dyddiad y byddwch yn cwblhau eu gwiriad hunaniaeth.
Mae hyn yn cynnwys:
- copïau o’r dogfennau rydych wedi’u gwirio
- tystiolaeth o’r gwiriadau hunaniaeth rydych chi’n eu cwblhau
- cofnodion o unrhyw ymdrechion gwirio a fethwyd
Cam 6: Penderfynu a allwch wirio hunaniaeth y person
Rhaid i chi benderfynu a ydych chi’n fodlon mai’r person yw pwy maen nhw’n honni ei fod ac rydych chi wedi gallu eu gwirio i’r safon ofynnol.
Os gallwch wirio eu hunaniaeth
Bydd angen i chi ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein i:
- dweud wrthym am fanylion yr unigolyn
- dweud wrthym ba ddogfennau rydych wedi’u defnyddio i wirio eu hunaniaeth
- rhoi manylion o’r dogfennau adnabod
- cadarnhau eich bod wedi cwblhau gwiriadau i wirio eu hunaniaeth i’r safon ofynnol
Os na allwch wirio eu hunaniaeth
Os nad ydych wedi gallu gwirio hunaniaeth unigolyn, rhaid i chi barhau i gadw cofnodion o’r dystiolaeth a ddefnyddiwyd gennych a gwiriadau a gwblhawyd gennych am 7 mlynedd.
Cyfrifoldeb yr unigolyn yw profi mai nhw yw pwy maen nhw’n dweud ydyn nhw. Bydd angen iddynt gael dogfennau i allu gwirio pwy ydynt ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau.
Bydd angen iddynt wirio eu hunaniaeth i:
- ffeilio gyda Thŷ’r Cwmnïau
- bod yn gyfarwyddwr
- cydymffurfio â gofynion cyfreithiol fel person â rheolaeth arwyddocaol (PRhA)
- gwneud cais i gofrestru fel asiant awdurdodedig Tŷ’r Cwmnïau
Darllenwch y canllawiau ar wirio eich hunaniaeth ar gyfer Tŷ’r Cwmnïau i gael rhagor o wybodaeth.